Business Process Management
Prozess-Optimierung im Umfeld von Enterprise Digital Asset Management
Kennen Sie diese Situation?
Die Arbeit mit medialen Daten ist voller Tücken und Schwachstellen. Der moderne Workflow erfordert Datenverwaltung in komplexen Kommunikationsstrukturen und mit unterschiedlichen Softwaresystemen. Rahmenbedingungen ändern sich häufig und stellen sehr kurzfristig neue Herausforderungen an etablierte Arbeitsabläufe. Fehler, ineffizientes Arbeiten und unzufriedene Kunden sind vermehrt die Folge dieser Situation. Der Wunsch nach einer „globalen Lösung“ für den Workflow liegt auf der Hand.
Abbildung oben: Anwender arbeiten mit unterschiedlichen Softwaresystemen und kommunizieren mit unterschiedlichen Personengruppen
Die Herausforderung:
- Berücksichtigung unterschiedlicher Prozesse und Tätigkeiten
- Integration multipler Softwaresysteme
- Einheitliches Benutzerinterface für alle Beteiligten
- Überblick über den Workflow auf einen Blick
- Priorisieren von Tätigkeiten
- Check der verbleibende Anzahl von Tätigkeiten
- Überblick über den aktuellen Stand von Projekten und Kunden
- Keine Kommunikationsbrüche zwischen den Anwendern
- Berücksichtigung unterschiedlicher Kommunikationswege (Papier, Mail, Telefon)
- Dokumentation der Historie
- Reduzierung des Trainingsaufwands für Anwender
Die Lösung:
Business Process Management (BPM) wird zur Grundlage des kompletten Workflow und wird als „methodisches Vorgehen“ im Unternehmen implementiert. Eine multikompatible Process-Engine übernimmt als zentrale Schaltstelle die Aufgabe, alle Prozesse zu überwachen und vermittelt dabei zwischen den verschiedenen Softwaresystemen.
Ihr Vorteil: Alle Anwender kommunizieren mit dem gleichen Interface, werden dabei aber nur mit den jeweils für sie relevanten Infos konfrontiert. Ganz nach dem Prinzip „keep it simple“.
Wie sieht das in der Praxis aus?
- Jeder Anwender bekommt seiner Rolle entsprechend eine Taskliste mit Aufgaben, die bearbeitet werden müssen
- Anwender können Aufgabe annehmen, bearbeiten und als abgeschlossen markieren, wenn die Tätigkeit erledigt wurde
- Bleiben Aufgaben offen, sendet die Process-Engine zur Sicherheit entsprechende Warnmeldungen
- Dem Anwender werden nur Informationen und Daten angezeigt, welche für seinen Aufgabenbereich relevant sind
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Ein zentrales System für alle Prozessdefinitionen
- Automatische Überwachung aller Prozesse
- Services für die Kommunikation mit verschiedenen Softwaresystemen
- Tasklisten für Benutzerinteraktionen
- Ablauf und Parameter für Prozesse können „on-the-fly“ geändert werden
- Keine „hardcodierte“ Logik
- Prozesse werden in der Process-Engine versioniert
- Eskalationsmöglichkeiten, wenn eine Aufgabe nicht oder nicht rechtzeitig bearbeitet wird
- Automatische Protokollierung des Prozesses, der Tätigkeiten und der Bearbeiter
- Dokumentation der Durchlaufzeiten, Wartezeiten, Anzahl, etc.
